Excel нь эрдэм шинжилгээ, эдийн засгийн тооцоо судалгааг математик, санхүүгийн аргыг ашиглан үр ашигтай боловсруулахад зориулагдсан Windows системийн хэрэглээний программ хангамжийн нэг юм.
Excel программ хангамжийг ашигласнаар :
- Тоон болон текст мэдээлэл оруулах, боловсруулах, хадгалах, тэдгээрт дүн шинжилгээ хийх
- Төрөл бүрийн график, объект байгуулах
- Мэдээллийн эмх цэгцтэй нэгжийг бий болгож, сан байгуулах ба түүнээс хэрэглэгчийн шаардлагад нийцсэн мэдээллийг гарган авах
- Мэдээлэл боловсруулалтын үйл ажиллагааг хялбарчилж, автоматжуулах
- Мэдээллийг хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаарлагад тохируулан ашиглахад тохиромжтой хэлбэрээр хэвлэх зэрэг асуудлуудыг хялбархан шийдэж болно.
Excel нь WorkBook (Ажлын хавтас) гэж нэрлэгдэх ажлын файлд ажиллана. Ажлын хавтас нь Sheet (Ажлын хуудас) гэж нэрлэгдэх ажлын 3 Sheet -тэй бөгөөд тухайн ажлын үед Sheet нэмэх буюу хасч болно. Sheet-ийн тоо хамгийн ихдээ 255 байж болно. Sheet буюу ажлын хуудас нь Excel 2003-д 256 багана байдаг байсан бол Excel 2007-д 16 384 багана болсон байна, Excel 2003-д 65 384 мөртэй байсан бол Excel 2007 -д 1 048 576 мөр болж нэмэгджээ. Багана, мөрүүд нь өөрийн гэсэн нэртэй байна. Хэмжээг нь метрээр илэрхийлбэл 256 багана 16384 мөр хүснэгт 6.4м өргөн, 103.9м урт болдог байна. Мөрийг 1,2,3,4,… , баганыг A,B,C,D,… гэх мэтээр нэрлэнэ.
Ажлын хуудсанд мэдээлэл боловсруулах:
Excel-д мэдээлэл боловсруулахдаа нүд , функц, томъёоллыг ашигладаг.
Excel-д мэдээлэлтэй ажиллах үндсэн талбар нь нүд юм. Нүд өөрийн гэсэн нэр (хаяг) , форматтай байна. Нэрийг тухайн нүд байрлаж байгаа мөр баганын нэрээр нэрлэнэ. Жишээлбэл, 10-р мөр, А багананд байгаа нүдийг А10 гэж нэрлэнэ. Нүдний формат гэдгийн дор тухайн нүдэнд бичигдэх шрифтийн төрөл, хэлбэр, хэмжээ, өнгө, нүдний фоны өнгө, хүрээний шугамуудын хэлбэр, хэмжээ, өнгө, тоон утгын формат, бичигдэх мэдээллийн байршил зэргийг ойлгож болно.
Excel-ийн ажлын хуудаснууд дахь нүднүүд ердийн горимд нэг стандартын форматтай байдаг ба түүнийг өөрчлөх боломжууд байдаг. Форматыг өөрчлөхийн тулд тухайн нүд, нүднүүдийг сонгох (блоклох) шаардлагатай байдаг.
Тухайн нүдийг идэвхжүүлэхдээ уг нүдэндээ хулганы заагуурыг байрлуулан түүний зүүн товчлуурыг дарна. Энэ үед идэвхжсэн нүд тод хар хүрээтэй болно.
Тэгш өнцөгт дотор орших нүднүүдийг муж гэнэ. Мужийг А1:В5 гэж тэмдэглэнэ. А1 - мужийн зүүн дээд булангийн нүдний хаяг буюу мужийн эхлэл, В5 - мужийн баруун доод булангийн нүдний хаяг буюу мужийн төгсгөл.
Мөн хэрэглэгч мужид нэр өгч болно. Нэр өгөхдөө идэвхтэй нүдний хаяг орших цонхонд нэрийг бичиж Enter товч дарна.
Муж сонгохдоо мужийн эхлэлээс мужийн төгсгөл хүртэл хулганы зүүн товчлуурыг дараастай хөдөлгөж сонгоно. (блок үүсгэнэ) Мөн мужийн эхлэл дээр хулганы заагуурыг байрлуулан зүүн товчийг дараад, төгсгөл дээр хулганы заагуурыг байрлуулан Shift товчтой хамт зүүн товчлуурыг дарна
Муж биш хэлбэрийн нүднүүдийг блоклохдоо сонгох нүднүүд дээрээ хулганы заагуурыг байрлуулан Ctrl товчны хамт хулганы зүүн товчлуурыг дарж блок үүсгэж болно. Мөр буюу баганыг бүхлээр нь блоклохдоо мөр, баганын нэр бүхий хэсэгт хулганы заагуурыг байрлуулан түүний зүүн товчлуурыг (дараастай хөдөлгөж) дарж блоклоно. Ажлын хуудсыг бүхэлд нь сонгохдоо хяналтын товчлуурын доор орших товчлуур дээр хулганы заагуурыг байрлуулан зүүн товчлуурыг дарж сонгоно, эсвэл Ctrl+A үсгийг дарж сонгоно.
Мэдээлэл оруулахдаа тухайн нүдийг идэвхжүүлж мэдээгээ оруулна. Тухайн нүдэн дэх мэдээллийг засахдаа хулганы заагуурыг засах нүдэндээ байрлуулан зүүн товчийг 2 эсвэл F2 товчийг дарж засварлана. Тухайн нүдэнд курсор маань байж байвал уг мэдээлэл ороогүй гэсэн үг. Мэдээллийг оруулахдаа Enter, Tab, дөрвөн сумны алийг нь ч ашиглаж болно.
Excel-ийн товчилборууд
Excel-ийг тоо бүртгэлтэй хүмүүс л ашигладаг гэж монголчуудын ихэнх нь үздэг. Гэтэл энэ бол буруу ойлголт болохыг цаг хугацаа өнгөрөх тусам хүмүүс ойлгож байна. Excel бол муухан санхүүгийн програмаас ч илүү сайн програм юм. Гол нь түүнийг ашиглаж сурах л хэрэгтэй. Түүнийг гартаа оруулж, хурдтай ажиллахад тань туслах товчилборууд.
Товчилбор, Тайлбар
F2 - Тухайн сонгосон нүдийг засварлах горимд оруулна.
F5 - Тухайн нарийвчилсан нүд рүү аваачих чухал цонхыг гаргана.
F7 - Сонгосон текст эсвэл баримтын англи текстийн үг үсгийн алдааг хянах цонхыг гаргана.
F11 - Chart буюу график хүснэгт байгуулна.
Ctrl + Shift + ; - Одоогийн цагийг нүд рүү оруулна.
Ctrl + ; - Өнөөгийн огноог оруулна.
Alt + Shift + F1 Шинэ Worksheet үүсгэнэ.
Shift + F3 Excel томьёоны цонх нээнэ.
Shift + F5 Хайлтын цонхыг гаргаж ирнэ.
Ctrl + A Тухайн Worksheet дахь бүх текстийг сонгоно.
Ctrl + B Сонгосон хэсгийг Bold болгоно.
Ctrl + I Сонгосон хэсгийг Italic болгоно.
Ctrl + K Интернэтийн линк үүсгэх цонхыг гаргаж ирнэ. ;-)
Ctrl + U Сонгосон хэсгийн доогуур зураас татна.
Ctrl + 5 Сонгосон хэсгийн текстийн дундуур зураас татна.
Ctrl + P Хэвлэх ажиллагааг эхлүүлэх цонхыг гаргаж ирнэ.
Ctrl + Z Сүүлийн үйлдлийн буцаана.
Ctrl + F9 Тухайн цонхыг хумина.
Ctrl + F10 Тухайн сонгосон цонхыг maximize буюу дэлгэнэ.
Ctrl + F6 Нээлттэй ажлын баримтууд/цонхнуудын хооронд шилжинэ.
Ctrl + Page up Тухайн баримтын доторх sheet буюу хуудаснууд дотор шилжинэ.
Ctrl + Page down Тухайн баримтын доторх sheet буюу хуудаснууд дотор шилжинэ.
Ctrl + Tab 2 буюу түүнээс олон Excel-ийн файлууд нээлттэй байвал тэдгээрийн хооронд шилжинэ.
Alt + = Тухайн нүднээс дээр байрлах нүднүүдийн нийлбэрийг харуулах томьёо бүхий цонхыг харуулна.
Ctrl + ‘ Тухайн нүдний яг дээд талын нүдний агуулгыг шууд хуулна.
Ctrl + Shift + ! Таслал бүхий форматад оруулна.
Ctrl + Shift + Мөнгөн тэмдэгтийн горимд оруулна.
Ctrl + Shift + # Огноо горимд оруулна.
Ctrl + Shift + % Хувь бүхий горим оруулна.
Ctrl + Shift + ^ Шинжлэх ухааны тооны горимд оруулна.
Ctrl + Shift + @ Цагийн горимд оруулна.
Ctrl + Arrow key Текстийн дараагийн хэсэгт шилжинэ.
Ctrl + Space Тухайн баганыг шууд сонгоно.
Shift + Space Тухайн мөрийг шууд сонгоно